Einblick, keine Empfehlung
Developer's Choice.
Das hier ist kein Setup-Guide und keine Kaufberatung — sondern eine ehrliche Beschreibung, wie der Entwickler postbuch selbst zuhause betreibt. Andere Kombinationen aus Hardware, Modellen und Ablage funktionieren genauso gut. Das ist einfach die, die bei ihm läuft.
Hardware
Ein Regalbrett
reicht.
Der Server ist ein Raspberry Pi 5 mit 4 GB RAM, als Betriebssystem läuft Raspberry Pi OS Lite 64-bit (Codename „Trixie") — bewusst ohne Desktop-Oberfläche, der Pi hat keinen Monitor angeschlossen.
Gescannt wird mit einem Duplex-ADF-Scanner, der beide Seiten in einem Zug einliest und ganze Stapel auf einmal durchzieht. Ausgelöst wird der Scan-Webhook nicht am Rechner, sondern über einen Zigbee-Schalter im Smart Home — ein Tastendruck neben dem Scanner reicht.
Wer das Original aufhebt, bekommt sein Etikett aus einem Niimbot D110, direkt aus dem Browser angesteuert.
Künstliche Intelligenz
Vier Modelle,
vier Aufgaben.
OpenAI per API, nicht per Abo. Statt für alles dasselbe Modell zu nehmen, ist jede Aufgabe auf die passende Modellstufe geroutet — das drückt die Kosten, ohne bei den schweren Fällen zu sparen.
- Sol — für die schweren FälleKomplexe Dokumente, mehrdeutige Zuordnungen, Arztrechnungs-Abgleich mit Kürzungslogik. Hier zählt Qualität vor Tempo.
- Terra — für Mittel & ChatDer Standardfall bei der Posterfassung, und das Modell hinter dem Chat mit den eigenen Dokumenten.
- Luna — für Leicht & Chat-Recherche Einfache, eindeutige Dokumente sowie die Recherche-Schritte innerhalb einer Chat-Anfrage.
- Nano — für Lang & Vorklassifizierung Sehr lange Dokumente und der erste, grobe Sortierschritt, bevor ein stärkeres Modell übernimmt.
Für Embeddings kommt text-embedding-3-large zum
Einsatz — praktisch der einzige Posten, bei dem sich die Kosten
kaum messen lassen (siehe unten).
Ablage & Zugriff
Von überall
ran, ohne
offenen Port.
Die Dateiablage läuft über OneDrive — die Originale liegen also nicht auf dem Pi selbst, sondern in der Cloud, in normalen, durchsuchbaren Ordnern.
Auf dem Handy läuft postbuch als installierte PWA, erreichbar über ein WireGuard-Tunnel ins Heimnetz — kein offener Port nach außen, kein zusätzlicher Cloud-Dienst dazwischen. Auf dem Desktop läuft dieselbe PWA noch einmal, als eigenes Fenster ohne Browser-Chrome drumherum — für die Post am großen Bildschirm, mit Tastatur.
Kosten, ehrlich vorgerechnet
Was das in echt
kostet.
Kein Werbe-„ab", sondern echte Mittelwerte aus dem laufenden Betrieb. Schwankt mit Dokumentlänge und Modellwahl — als Anhaltspunkt taugt es trotzdem.
- Ein erfasstes Dokumentetwa 3–10 Cent — Scannen, Verstehen, Ablegen, Metadaten, alles inklusive.
- Eine Chat-Nachrichtetwa 10–50 Cent, je nachdem, wie viele Dokumente die Antwort durchsuchen und zitieren muss.
- Embeddingspraktisch unerheblich — der einzige Posten, der in der monatlichen Summe kaum auffällt.
Zum Einordnen: Mit 5 € API-Guthaben und ganz ohne Chat-Nutzung kommst du — je nach Dokumentlänge — auf grob 50 bis 165 erfasste Dokumente. Für einen durchschnittlichen Papierstapel reicht das eine ganze Weile.
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Eigenes Setup?
Deine Wahl.
postbuch schreibt dir keine Hardware und keinen KI-Anbieter vor. Was oben steht, ist ein Datenpunkt — nicht die einzig richtige Wahl.